كيفية اعداد وكتابة تقرير

إعداد وكتابة التقارير

مهارات إعداد وكتابة التقارير هي إحدى مهارات الاتصال الإداري
تعريف الاتصال:
• نقل وتبادل المعلومات التي على أساسها يتوحد الفكر، وتتفق المفاهيم، وتتخذ القرارات.
• تبادل الحقائق أو الأفكار أو الآراء أو المشاعر من خلال عمليات الإرسال والاستقبال من شخص إلى أخر.
أنواع الاتصال:
• الاتصال الكتابي
• الاتصال الشفوي
• الاتصال غير اللفظي

مهارات الاتصال الإداري الطرق الرئيسية للاتصال
الاتصال الكتابي الاتصال اللفظي الاتصال الشفوي
• يسهل الرجوع إلية لتحديد المسئوليات
• يوثق المعلومات للاستفادة منها في المستقبل
• يضمن نقل بعض المعلومات و الاجوبه لعدد كبير من العاملين • يوضح ردود الفعل العكسية
• مؤثر في الروح المعنوية للموظفين حيث أن الأفعال تتحدث بصوت أعلى من الكلمات
• له أثره البالغ لدى الموظفين ذوي الكفاءات و الثقافة العالية • يقوي روح التعاون والصداقة
• يزيل التوتر والضغوط نتيجة إخراج مافي الصدور
• يشجع على تبادل الاسئله ولذلك فهو فعال في تقريب المفاهيم
• يسرع عملية تبادل الأفكار والمعلومات و الآراء فهو يوفر الوقت والجهد
مثل:
• التقارير، المذكرات
• المنشورات، الشكاوي
• اللوحات البيانية
• وسائل الإيضاح البصرية
• الجرائد الحائطية مثل:
• الإيماءات
• حركات الوجه
• السكوت، الغضب، الانفعال
• السلام باليد
• الابتسامة مثل:
• المقابلات الشخصية
• المكالمات التلفونية
• اللجان والاجتماعات والمؤتمرات
• المحاضرات


وظائف الاتصال:
تؤدي عملية الاتصال الوظائف الآتية :
• نقل الرسالة من طرف إلى أخر.
• استقبال البيانات والاحتفاظ بها.
• تحليل البيانات واشتقاق المعلومات منها.
• التأثير في العمليات الفسيولوجية للجسم وتعديلها.
• التأثير في الأشخاص الآخرين وتوجيههم .


أهمية الاتصال:
1. القدرة على انجاز الأهداف تتوقف على كفاءة الاتصالات
2. الاتصالات تمثل جزءاً كبيراً من أعمال المدير اليومية
3. أنها تفيد في نقل المعلومات والبيانات والإحصاءات والمفاهيم عبر القنوات المختلفة
4. ضرورة أساسية في توجيه وتغيير السلوك الفردي والجماعي للجمهور والعاملين في المنظمة
5. وسيله هادفة لضمان التفاعل والتبادل المشترك للانشطه المختلفة للمنظمة
6. وسيلة رقابية وإرشادية لنشاطات المنظمة في مجال توجيه فعالياتهم وتحركاتهم
أقسام الاتصال:
شفوي أو مكتوب
لفظي أو غير لفظي
أفقي أو راسي
رسمي أم غير رسمي

مهارات الاتصال الإداري- الاتصال المكتوب:
يمكن أن يتخذ أشكالا متنوعة مثل : الخطابات والمذكرات والنشرات والأدلة والتقارير أو لوحات الإعلانات
مميزات الاتصال المكتوب:
• تتميز هذه الطريقة في الاتصال بكونها تمج كلا من المرسل والمستقبل بإطار مرجعي مكتوب، يمكن الرجوع الية في أي وقت.
• تعتبر طريقه منخفضة التكاليف، حيث يمكن توزيع الرسالة المكتوبة على عدد كبير من المستقبلين.
• فعالية الرسالة المكتوبة تعتمد في المقام الأول على قدرة المرسل على صياغة الأفكار وتوضيحها بطريقه فعالة.
• تعتبر مرجعاً قانونياً للجهات المعنية في حالة حدوث أية مشكلات أو خلافات حول ما تحتويه عملية الاتصال.

تعريف التقرير:
هو تصور لموقف اجتماعي أو اقتصادي أو ثقافي، وعادة يهتم بتوضيح الايجابيات والسلبيات المتعلقة بالموقف، وهو نشاط تستطيع أن تمارسه وهو مجال من مجالات التفكير لعرض وجهة نظرك وأفكارك للآخرين.
ويعرف التقرير بأنه:
• وسيلة من وسائل الاتصال الفعال في منشات الأعمال بين المستويات الإدارية، المختلفة، وبين وحدات النشاط كل في مجال اختصاصه.
• عرض مكتوب لمجموعه من الحقائق الخاصة بموضوع معين أو مشكلة معينة، ويتضمن تحليل واقتراحات وتوصيات تتماشى مع نتائج التحليل.
• حقائق خاصة بمشكلة معينه، تعرض عرضاً تحليلياً، بطريقه مبسطه، مع ذكر الاقتراحات التي يجب أن تتمشى مع النتائج التي تم التوصل إليها بالبحث والتحليل.


• وثقيه تتضمن دراسة لمشكلة ما، بهدف نقل وإعطاء المعلومات والنتائج التي تسفر عنها الدراسة من اجل تقديم الأفكار والتوصيات.
• إعلام الغير كتابياً بأمر من الأمور
• عرض نتائج بحث، أو دراسة موضوع معين، أو إيجاد حلول لمشكلة ما.

ويختلف التقرير باختلاف الهدف منه، سواءً كان تقرير إداري، فني، طبي، الخ.... وتعتبر التقارير وسيلة اتصال هامه داخل دوائر الأعمال على اختلاف أنواعها وتخصصاتها، وبدون التقارير يكون من الصعب على الإدارة السيطرة على المنشاه وقياداتها بفاعلية وكفائه، حيث تعتمد الإدارة على ما تتضمنه التقارير من المعلومات لمعرفة ما يجري داخل المنشاه واتخاذ القرارات المناسبة في المواقف المختلفة ورسم السياسات والخطط واختيار أسلوب العمل المناسب، كما تساعد التقارير في التعرف على وجهات نظر و أراء العاملين والتوصيات التي يقدمونها والحلول التي يقترحونها لمشكلات العمل.
إن الهدف الأساسي لكتابة التقارير هو نقل المعلومات، وفي بعض الحالات تستخدم التقارير كوسيلة لتقديم توصيات او اقتراحات، وعل ذلك يجب اتباع أسلوب في أعداد وكتابة التقارير.
يهدف إلى أن يكون التقرير:
واضحاً: سهل فهمة واستيعابه
موجزاً: بما يكفي لغرض منه
كاملاً: يغطي كافة جوانب الموضوع
دقيقاً:يحتوي على معلومات صحيحة
ويعتبر التقرير المكتوب احد أساليب الاتصال في منشات الأعمال بين المستويات الإدارية المختلفة، وبين وحدات النشاط كل في اختصاصه، كما يعتبر بصفه عامه ضمن أساليب الاتصالات الإنسانية العالية، وهو ما يطلق عليه Effective Human Communications والتي تتلخص في:
المقابلات الشخصية Interviewing
المحادثة التلفونية Telephone
التقديم والعرض Presentation
كتابة التقارير Report writing
الاجتماعات Meetings
الاستقصاءات Questionnaires
الملاحظه ودراسة العينات Observations
الوثائق والمستندات Documents
الاستبيان Referendum
أجهزه الحاسب الآلي Computers
أجهزه الفاكس والتلكس Fax & Telex

وتهدف أي من هذه الأساليب أما إلى تجميع معلومة أو إلى نقل وتوصيل معلومات، أو الاثنين معاً وهو ما يطلق عليه ( الاتصال ذو الاتجاهين)، إلا أن التقرير يعتبر اتصال في اتجاه واحد حيث يتم من خلاله نقل وتوصيل معلومات وليس تجميع معلومات.






أهمية التقارير:
1. الهدف الأساسي من كتابة التقارير بالدرجة الأولى هي نقل المعلومات، و يمكن أن تحقق التقارير بجانب ذلك مجموعة من الأهداف نوجزها فيما يلي:
• معاونه الإدارة في أداء وظائفها المختلفة
• التوثيق والتسجيل
• تبادل المعلومات
• معلومات مرجعية
التقارير وسيله اتصالية عن طريقها يتلقى المديرون المعلومات التي يعتمدون عليها في رسم السياسات، ووضع الخطط واختيار أسلوب العمل المناسب داخل مؤسساتهم، كما تستخدم التقارير لإعلام المديرين بتكاليف الإنتاج، ومشكلاته، ومستوى الأداء في مختلف الأعمال في المنشاه.
ورغم تنوع وسائل الاتصال داخل دوائر الأعمال، إلا أن التقارير لها أهمية خاصة بين هذه الوسائل، ويرجع ذلك للأسباب التالية:
1. تعتبر التقارير مصدراً دائما للمعلومات يمكن الرجوع إليها في أي وقت
2. تساعد التقارير أكثر من وسائل الاتصال الأخرى، على فهم واستيعاب المعلومات والحقائق.
3. تعتبر التقارير القاعدة الأساسية التي تتخذ القرارات بناء عليها
4. تتميز التقارير بالاعتدال في إعدادها إذا قورنت ببعض أساليب الاتصال الأخرى
وعلى ذلك فان التقارير المكتوبة تعتبر من أهم وسائل الاتصال في منشأة الأعمال.

ومن بين العوامل التي عظمت أهمية التقارير:
1. النمو في كثير من العمليات في مجال الأعمال وتعقدها في المدى الطويل
2. تنامي الحاجة لطرق أفضل لقياس أداء الإداريين
3. التطور السريع في أجهزه ومعدات إنتاج المعلومات ذات الكفاءات الأكبر
وكثيرا ما يترتب على التقرير قرارات معينة، كفصل من العمل، أو استحقاق ترقيه، أو نقل، أو إعادة تصميم البرامج الحالية، أو توسيع نشاط المنظمة أو تحجيمه، لذا ينبغي مراعاة ما يلي عند كتابة التقرير:
• تحري الدقة والموضوعية
• التأكد من صحة المعلومات
• الصدق في الإدلاء بالمعلومات
• عدم تدخل الأغراض الشخصية في كتابه التقرير( كالصداقة والبغض والمصلحة)
أهداف التقرير:
لابد أن يكون هناك هدف أو أهداف من وراء كتابة التقرير ومن أهم هذه الأهداف ما يأتي:
1. إعلام الغير بأمر من الأمور
2. تحريك سلوك الآخرين عن طريق إقناعهم بشيء معين أو بوجهة نظر محدده
3. عرض نتائج بحث أو دراسة لموضوع معين أو مشكله مهمة، ليستفيد من قراءة هذا التقرير كل من اطلع عليه.
لذلك فان الهدف من إعداد التقرير يجب أن يكون واضحا ومحددا في جملة واحدة، مثل: ( الهدف من هذا التقرير معرفه ما تم انجازه في جهة ما والأسباب التي أدت إلى عدم تحقيق وانجاز ما هو مستهدف خلال فتره معينه)... وهكذا


ويمكن أن تحقق التقارير بجانب ذلك مجموعة من الأهداف نوجزها فيما يلي:
معاونه الإدارة في أداء وظائفها المختلفة التالية:
 التخطيط: يبنى على معلومات عن أوجه النشاط المختلفة، ترد إلى الإدارة في شكل تقارير تمثل الانجازات السابقة والإمكانيات المتاحة ووجهات نظر وتوصيات القائمين على الانشطه المختلفة للإدارة، مما يساعد على إصدار خطط موضوعية وعلمية وقابله للتنفيذ و تتوفر لها مقومات النجاح.
 الرقابة: أن جوهر وظيفة الرقابة يمكن في مقارنة الانجاز الفعلي بما كان يجب أن يتم في ضوء الخطة الموضوعة وحسب معايير الأداء المتفق عليها، وحتى تتمكن الإدارة من إجراء هذه المقارنة فانه يلزمها دائما معلومات في شكل تقارير عن الانجازات التي تمت.
 التوجيه والإشراف: لا يستطيع الرئيس أو المسئول أن يمارس وظيفة التوجيه والإشراف دون الحصول على معلومات عن سير العمل وأي مشكلات أو معوقات تظهر أثناء التنفيذ، ولا يتيسر ذلك إلا من خلال نظام للتقارير يمده بشكل منتظم بالمعلومات اللازمة.
 المتابعة و التقييم: تتطلب عملية متابعة الانشطه المختلفة وتقييم أداء الأفراد والوحدات الإدارية ضرورة وجود تقارير تعرض الانجازات وتساعد على تحديد مدى تحقيق الأهداف الموضوعه وتحدد الاختلالات التي وقعت وتقدم تحليلا لأسبابها وكيفية تلاقيها مستقبلاً.
2) التوثيق والتسجيل: تعتبر التقارير وسيلة للتوثيق والتسجيل، فهي تعبر عن نشاط وانجازات وأعمال تمت ونتائج تم التوصل إليها، ومشكلات واجهت العمل وأساليب معالجتها، فنجد مثل أن مجموعة التقارير التي تصدر نهاية كل سنه ماليه، تعتبر سجلا لنشاط المنشاه خلال هذه الفترة الزمنية، و تقارير تتضمن تحليلا لنتائج الأعمال وتقارير تقييم لمستوى الأداء والمعوقات التي واجهتها المنشاه.
3) تبادل المعلومات: تعتبر التقارير وسيله لتبادل المعلومات بين الوحدات و الانشطه المختلفة داخل المنشاه، و بالتالي التأثير على خطط و برامج هذه الوحدات بما يكفل تحقيق أهداف المنشاه.
4) معلومات مرجعية : هناك بعض التقارير التي تتضمن معلومات نحتاج دائما للرجوع إليها، مثال ذلك: تقييم الأداء التي توضح خطوات سير العمل والإجراءات المختلفة الواجبة الإتباع والنماذج التي تساعد مثل هذه المعلومات المرجعية في تدريب الموظفين الجدد أيضا.
فوائد استعمال التقارير:
هناك العديد من الفوائد الرئيسة التي تحققها المؤسسات جرا استعمالها للتقارير منها:
1) إجراء تغيير في الإجراءات والسياسات، فلسفه المؤسسة. حيث أن معظم التغيرات هي نتيجة اقتراحات قدمت في تقرير معين.
2) التبوء بالحاجات: حيث أن هناك تقارير تشير إلى وجود حاجات معينة يجب توفيرها للمنظمة. مثل الحاجة إلى زيادة عدد العاملين في إدارة معينة، أو الحاجة إلى زيادة عدد العاملين في إدارة معينه، أو الحاجة إلى تطوير إجراءات السلامة الصناعية داخل المؤسسة .


3) مقارنة الانجاز بمعايير الأداء: وهذا يعني استعمال التقارير في الرقابة وخاصة في رقابة التكاليف
4) تخفيض التكاليف: المفروض أن تشير التقارير إلى ضرورة تخفيض التكاليف في المؤسسة أو تشير إلى الوافرات الممكن تحقيقها نتيجة تطبيق التوصيات والمتقرحات التي تضمنها التقرير

أنواع التقارير:
تنقسم التقارير إلى أنواع عديدة مثل:
أ‌- حسب موضوعاتها ومنها:
1. التقارير الاخباريه
2. التقارير التحليلية أو تقارير البحث والفحص
3. التقارير السنوية
4. التقارير المالية
5. تقارير دورية اشرافيه تتناول موضوعات معينه
6. تقارير احصائيه وتضمن بيانات في صورة احصائيه كمية
7. تقارير إدارية وتتعلق بعرض ومناقشة مشكلات إدارية معينه
ب‌- أنواع التقارير حسب درجة شكليتها رسمية أو غير رسمية:
1. تقارير رسمية
2. تقارير غير رسمية
ج. أنواع التقارير حسب الصورة التي تخرج عليها ومنها:
1. تقارير شفهية
2. تقارير مكتوبة
د. أنواع التقارير حسب الجهة الصادرة إليها ومنها:
1. تقارير داخلية
2. تقارير خارجية

كما ويمكن تقسيم التقارير إلى أنواع أخرى وفقاً لما يلي:
أولا: من ناحية الزمن:
1. تقارير دورية: وهي التي تغطي فترات زمنية ثابتة، عادة ما تحددها نظم العمل بالمنشاة أو قد يحددها القانون في بعض الحالات، وقد تكون هذه التقارير:
 يومية
 أسبوعية
 شهرية
 ربع سنوية( كل 3 أشهر)
 نصف سنوية ( كل 6 شهور)
 سنوية
وقد يصدر نفس التقرير بواحدة أو أكثر من هذه الدوريات، فهناك تقرير مبيعات يومي وأخر شهري يمثل إجماليات التقارير اليومية، وهكذا كما تؤثر العوامل التالية على تحديد دورية التقرير:
أ‌. درجة حساسية الموضوع وتأثيره على بعض الانشطه
ب‌. مدى الحاجة إلى اتخاذ إجراءات تصحيحية سريعة

ت‌. ارتباط موضوع التقرير بموضوعات تقارير أخرى لها دورية ثابتة قد لا تستطيع المنشأة تغييرها
ث‌. احتياجات ورغبات الإدارة
ج‌. المستوى الإداري الذي يرفع له التقرير
ح‌. اللوائح والقوانين
2. تقارير غير دورية: وهي التي تغطي فترات زمنية غير ثابتة، وتختلف من تقرير لأخر وعادة ما يرتبط إصدار مثل هذه التقارير بوقوع أحداث معينه/ مثل وصول رصيد المخزون لأحد الأصناف الهامة إلى مستوى معين، أو حدوث عطل مفاجئ لأحد الأصناف الهامة إلى مستوى معين، أو حدوث عطل مفاجئ لإحدى الآلات على خط الإنتاج.
وتسمى هذه التقارير الاستثنائية باعتبارها ترتبط بأمور غير عادية أو نادرة الوقوع وتمثل مشكلة لأحد الانشطه الرئيسية للمنشاة وتتطلب اتخاذ إجراءات خاصة أيضا واستثنائية، وقد تصدر تقارير عن بعض الموضوعات تحمل الصفتين معا، فنجد في بعض المصانع مثلا أن هناك تقريراً دوريا عن حالة الآلات وأوقات التوقف وأسبابها ( أعطال، صيانة دورية، عدم توفر خامات،... الخ) يصدر أسبوعيا، كما يصدر تقرير فوري غير دوري في بعض حالات التوقف لبعض الماكينات أو حالات التوقف الناتجة عن أنواع معينه من الأعطال.
ثانياً: من ناحية الهدف:
1. تقارير متابعه: وهي التقارير إلي تكون مرتبطة بخطه موضوعة أو برنامج أو مشروع جاري تنفيذه، وعادة ما تتضمن عملية مقارنه بين ما هو واقع فعلا وما كان يجب أن يتم وفقا للخطة أو البرنامج الموضوع، وتوضيح الانحرافات وتقديم تحليل لها وبيان مسبباتها وأحيانا ما تكون في شكل جدول به خانات تمثل الفعلي actual ويرمز لها بحرف a والتمثيل التقديري أو المخطط planned ويرمز لها بحرف p ، وقد يترتب على مثل هذه التقارير اتخاذ قرارات تصحيحية أو تعديل في الخطط الموضوعية أو إعادة توزيع للمواد المتاحة.
2. تقارير معلومات: وهي التقارير التي تنقل معلومات عن أحداث أو مواقف معينه، وتسمى أحيانا تقارير إخبارية وقد تتضمن تعليقاً يمثل وجهة نظر كاتب التقرير، ويركز هذا النوع من التقارير على الحقائق أو ما يطلق عليه البعض معلومات حقائقية مثل تقرير المبيعات الشهري لفروع الشركة، أو تقرير الأسعار العالمية لبعض المنتجات. ونادرا ما يترتب على مثل هذه النوعية من التقارير اتخاذ قرارات معينة، ففي معظم الأحوال تهدف إلى الاحاطه فقط، إلا أنها يمكن أن تستخدم عن إجراء الدراسات أو وضع الخطط المستقبلية أو عمليات التنبؤ التي تعتمد على السلاسل الزمنية والتي تمثل أرقام فترات سابقه، كما تساعد على اكتشاف الموسمية وتحديد ظواهر معينه.
3. تقارير الدراسات: وهي التقارير التي تعرض نتائج الدراسات التي تجرى داخل المنشاه أو في البيئة الخارجية، وقد يقوم بها أفراد من المنشاه أو جهات أخرى متخصصة، مثل تقرير دراسة الجدوى الاقتصادية لإنشاء خط إنتاجي جديد بمصنع أو تنويع المنتجات، أو دخول أسواق جديدة، أو إتباع سياسة تسويقية أو ترويجية معينة.
4. تقارير تقييم الأداء: وهي التقارير التي تقيم مستوى الأداء قياساً بمعايير موضوعية مسبقاً، وتهدف هذه التقارير إلى الحكم على الكفاءة أو إعفاء درجات أو تقديرات تعبر عن مستوى الأداء خلال فتره التقييم، وعادة ما تكون هناك قواعد لكتابة هذا النوع من التقارير وتحديد أسلوب لقياس ومقارنه الأداء الفعلي بالمعايير النمطية لمثل هذا العمل. ومن أمثلتها تقارير تقييم أداء الأفراد أو تقييم أداء إدارات معينة أو وحدات نشاط، وقد يترتب عليها اتخاذ قرارات في حالة وجود انحرافات كبيرة أو قد يكتفي أحيانا بالتوجيه أو تصحيح بعض المسارات.


ثالثاً: من ناحية المحتوى:
1. تقارير مالية ومحاسبية
2. تقارير الانشطه
3. تقارير الأفراد( الجانب الشخصي، الوظيفي، السلوكي، تقييم) .


رابعاً: من ناحية الشكل:
1. تقارير وصفيه: تقارير دراسات الجدوى، تقارير دراسة السوق واتجاهات المستهلكين
2. تقارير سابقة التصميم: مطبوعة وعلى كاتب التقرير أن يملا بياناتها مثل: تقارير المتعلقة بالرحلات الجوية، الصيانة، تقييم الأداء للعاملين
خامساً: من ناحية التوجيه:
1. تقارير داخلية
2. تقارير خارجية
خصائص التقرير الجيد:
هناك عدة خصائص يتميز بها التقرير الجيد من أهمها:
1. هدف أو غرض التقرير: كل تقرير فعال يجب أن يكون هناك سبب لكتابته.
2. الإيجاز: كلما كان التقرير موجزا كلما كان أفضل، يجب أن يكون مختصراً، مباشراً، وألا يكون الإيجاز على حساب الشمول والكمال.
3. الوضوح: يجب أن يكون التقرير واضحا ومفهوما و بلغه غير غامضة
4. التوثيق: يجب أن يكون التقرير موثقا قدر الإمكان ومدعماً بمعطيات موضوعية، والغرض من التوثيق هو تمكين القارئ من اتخاذ قرار غير متحيز
5. التاريخ: يجب أن يكو للتقرير تاريخ، وان تحدد الفترة الزمنية التي يغطيها التقرير
6. الإجراء الواجب اتخاذه: يجب أن تتضمن التقارير توصيه بما يجب عملة كنتيجة معطيات الوارد ذكرها في التقرير.
7. التوضيحات: يقال " الصورة أفضل من ألف كلمة" ولذلك فأن التقرير الذي يتضمن خرائط ورسوما بيانية توضيحية أفضل من التقرير الذي يتضمن مجرد كلمات.
مواصفات التقرير الجيد: هناك بعض المواصفات التي يجب أن تتوافر في التقرير حتى يمكن اعتباره تقريراً جيداً، كما أنها تستخدم أيضا كمعايير للحكم على جودة وكفاءة ومهارة معدة وتتلخص هذه المواصفات فيما يلي:
1. البعد الزماني: الفترة التي يغطيها التقرير ووقت عرض التقرير، فكلما قرب وقت العرض من نهاية فترة التغطية كلما عظمت فائدة التقرير لإمكانية الانتفاع به عند التخطيط للمرحلة المستقبلية.
2. الشمولية والارتباط بالموضوع: ويقصد بالشمولية أن يغطي التقرير كافة جوانب الموضوع ويجيب على كل التساؤلات المحتملة للقارئ، وذلك توفيرا لوقت القارئ ومعد التقرير.
3. الدقة وصحة البيانات: تعتبر دقة وصحة البيانات التي يتضمنها التقرير عاملا أساسيا في الحكم على مدى جودته، ويتطلب ذلك من معد التقرير التأكد من المعلومات التي يعرضها، والإشارة أحيانا إلى مصدرها، وذلك حتى يكسب ثقة القارئ ويوفر له إمكانية الاعتماد على التقرير في اتخاذ قرار معين.




4. مناسبة الحجم: يجب إلا يكون اصغر أو اكبر من اللازم، ويتوقف حجم التقرير على عدة عوامل منها:
 الفترة الزمنية التي يغطيها التقرير
 المستوى الإداري الذي يرفع له
 الموضوع الذي يتحدث عن التقرير
 شعور معد أو معدي التقرير بمدى الحاجة إلى الإسهاب أو الاختصار
و هناك اعتقاد خاطئ يسود بين البعض، بأنه كلما كان التقرير كبيرا وزادت عدد صفحاته، كلما أعطى ذلك إحساسا بالأهمية وعكس الجهد المبذول في أعداده، والعبرة هنا بالفائدة التي يحصل عليها القارئ ومدى إشباع التقرير لحاجته من المعلومات.
5.القدرة على الإقناع: كلما كان التقرير قادراً على إقناع القارئ بوجهة نظر أو توصيات كاتبه، كلما زادت درجة جودته، ويساعد على ذلك كفاءة الكاتب وقدرته على التحليل والاستنتاج وعرض الأفكار، ولاشك أن لغة الأرقام هي دائما الأقدر والأفضل على الإقناع خاصة لمراقبة ومتابعة تنفيذ الاستراتيجيات المختلفة.
6. أسلوب العرض: يساعد أسلوب العرض بشكل مباشر في الحكم على جودة التقرير ويسهل مهمة القارئ، فلا شك أن التتابع المنطقي للأفكار والتكوين الهيكلي للتقرير ووجود عناوين رئيسية وفرعية وطريقه ثابتة للترقيم واستخدام وسائل إيضاح مناسبة، كل ذلك يعتبر عوامل مساعدة لرفع كفاءة وأسلوب عرض التقرير
7. الموضوعية: و معنى ذلك البعد عن المؤثرات الشخصية عند عرض المعلومات والحقائق وتحليلها، ولا نسمح لمواقفنا وآرائنا الشخصية بان تحدد شكل وموضوع المعلومات التي يعرضها التقرير، فإن ذلك يضعفه في الحقيقة لا يقويه

المهارة في كتابة التقارير: قد يعتقد البعض أن كتابة التقارير من الأمور السهلة أو البسيطة، إلا أنها في الواقع عملية لها أصول علميه يجب أن تراعى، كما أنها تتطلب مهارات لدى كاتب التقرير تساعد على زيادة فعالية التقرير، مثل:
1. القدرة على التفكير المنطقي
2. القدرة على الاستنتاج والربط بين الأمور
3. القدرة على التفسير وتبسيط الأفكار
4. القدرة على التعبير والصياغة واختيار الألفاظ والتعبيرات المناسبة
ومن هنا تظهر أهمية الإعداد السليم للتقارير، ومراعاة المبادئ العلمية لكتابتها، واكتساب المهارات الفردية اللازمة لذلك حتى تتحقق لها الفعالية والتأثير المطلوبين.












الهيكل العام للتقرير

بداية التقرير  صفحة الغلاف
 صفحة المحتويات
 إجراءات التعديل
 المقدمة( الأهداف، المجال)
 ملخص الإدارة
صلب التقرير  عرض المعلومات والحقائق
 الجداول
 الرسوم البيانية
 الدراسة والتحليل
خاتمة التقرير  النتائج
 التوصيات
 الملاحق

و تمر عملية إعداد وكتابة التقارير بخمس مراحل:
1. مرحلة الإعداد
2. مرحلة التنظيم و البناء الهيكلي
3. مرحلة الكتابه
4. مرحلة المراجعة
5. مرحلة الطباعة، والإخراج العام للتقرير
أولا: مرحلة الإعداد: ويتم في هذه المرحلة تحديداً الأتي:
1. الإطار العام للتقرير( الموضوع أو المجالات التي يغطيها التقرير)
2. معرفة الهدف من كتابة التقرير
3. ما الذي أريد تحقيقه من هذا التقرير؟
4. من الذي طلب التقرير؟ من الذي يحتاج أليه؟
5. الاستخدامات المتوقعة من التقرير
6. معلومات التقرير
ثانيا: مرحلة التنظيم والبناء الهيكلي: يتم في هذه المرحلة تصميم وتحديد مايلي:
1. المنطق العام للتقرير: الأفكار الرئيسية وارتباطها بموضوع التقرير ووضع العناوين الرئيسية المناسبة والعناوين الفرعية لكل عنوان رئيسي والتأكد من تسلسلها المنطقي داخل التقرير وارتباط النتائج التي تم التوصل إليها بالحقائق المجمعة
2. الهيكل العام للتقرير: الذي يجب أن يتضمن ثلاثة أجزاء أساسيه:
1) بداية التقرير
2) صلب التقرير
3) الخاتمة
3. مراجعة مادة التقرير: ماذا يعرض التقرير، وماذا يعرض في الملاحق؟ وكذلك درجة التلخيص المناسبة
وعند صياغة التقرير يجب مراعاة مايلي:
لابد من مقدمة يبين فيها الكاتب الدوافع التي دعت إلى كتابه التقرير والمعلومات التي استعملها في اتخاذ قراراته


عرض مسلسل ومرتب للبيانات التي يراها مهمة في توضيح أرائه ومعلوماته
خاتمه موجزه يوضح فيها كاتب التقرير راية حيال موضوع التقرير
إعادة قراءة التقرير قراءة متأنية لاستدراك ما فاته أو تصحيح ما أخطا فيه سهوا
ثالثاَ مرحلة الكتابه: على الرغم من أهمية مرحلتي الإعداد والبناء الهيكلي للتقرير إلا أنهما غير كافيتين لضما ن جودة التقرير وغالبا ما يتطلب الأمر من كاتب التقرير كتابة مسودة أو أكثر قبل الوصول للشكل النهائي للتقرير ولعل أصعب مهمة هي كتابه المسودة الأولى و لتسهيل ذلك على الكاتب فانه ينصح بعدم أعطاء اهتمام كبير في هذا الوقت بقواعد اللغة أو أسلوب الكتابه حيث انه من المرجح أن تخضع هذه المسودات لتعديلات كثيرة. ويجب على الكاتب أن يراعي الأتي في مرحلة الكتابه:
1. أن يكون التقرير واضحا وملخصا وكاملا ودقيقا
2. أن تكون الفقرات قصيرة ويتضمن كل منها موضوعا واحدا
3. أن يكون الانتقال من فقره إلى أخرى بسلاسة ويسر
4. اختيار أسلوب الكتابه المناسب للقارئ
5. استخدام وسائل الإيضاح المناسبة للمعلومات التي تعرض
رابعاً المراجعة: يجب التأكد من مناسبة أسلوب الكتابه للقارئ، تطبيق قواعد الكتابه( المقدمة، الخاتمة)، وضوح القواعد العامة للكتابة، منطقيه وتنظيم التقرير، صحة هجاء الكلمات ومراعاة قواعد اللغة.

مهارات جمع وترتيب و عرض المعلومات:
البيانات والمعلومات: تشير البيانات إلى الحقائق والأرقام والحروف والكلمات والإشارات التي تعبر عن فكرة أو شي ما أو موقف محدد كأرقام المبيعات وأرقام الإنتاج.
أما المعلومات فهي حقائق منظمة تفيد مباشرة في اتخاذ القرارات وتشير إلى ناتج تشغيل البيانات التي تصف إحداث العمليات التي تقع في المنظمة وإخراجها في شكل له معنى للمستفيد ( الإدارة) مثل معدل دوران البضاعة ، نسبه السيولة... الخ.
ولا بد أن تتوفر في المعلومات الخصائص التالية:
أ‌. الدقة
ب‌. ارتباطها باحتياجات المستفيدين
ت‌. الشمول
ث‌. التوقيت المناسب

البيانات المعلومات
• حقائق غير منظمة لا تفيد مباشرة في اتخاذ القرارات • حقائق منظمه تفيد مباشرة في صنع القرارات
• بمثابة مادة خام في نظام المعلومات • بمثابة المنتج في نظام المعلومات
• مدخلات لنظام المعلومات • مخرجات لنظام المعلومات






دورة حياة البيانات:
• توليد البيانات وهي المرحلة التي يتم فيها خلق البيانات ويمكن توليد البيانات بواسطة الفرد من خلال الملاحظه أو بواسطة الإله.
• تشغيل البيانات: بمجرد خلف البيانات بعد توليدها يتم إجراء مجموعة من الخطوات اللازمة لتشغيلها منها: التخزين، التحويل إلى صور أو وسائل للعرض، النقل من مصادرها إلى التخزين ثم إلى التشغيل ثم إلى الاستخدام، فالتخزين ثانية، التشغيل، ( التصنيف والفرز وأجراء العمليات الحسابية والتسجيل والتجميع)
• استخدام البيانات: يتم إرجاع المعلومات التي تم الحصول عليها إلى مراكز اتخاذ القرار حسب احتياجاتها، وترتكز القيمة الفعلية للبيانات عندما يتم تشغيلها وتحويلها إلى معلومات، تعتمد فائدتها على المعايير التالية: دقه المعلومات، درجة الاعتماد عليها، توقيت الحصول عليها، تكلفه تخزينها،وعلى ذلك فنهالك حاجه مستمرة إلى مراجعة محتويات ملفات البيانات لحذف البيانات غير الهامة.

التقارير وعلاقتها بالبيانات:
تعتبر التقارير من أهم صور عرض البيانات بعد تحويلها إلى معلومات، ومن ثم فكلما أردنا تقريراَ كافياَ صالحاً ومفيداً وفنياً وشكليا وموضوعياً، كلما اقتضى الأمر جمع اكبر قدر من البيانات بطريقه صحيحة ثم عرضها في شكل مناسب.
و تتمثل مراحل إعداد التقرير في:
1. جمع البيانات المرتبطة به
2. تفريغ البيانات وتبويبها
3. تحليل البيانات
4. استخراج النتائج و التوصيات
5. كتابة التقرير ونشرة


ويظهر الشكل التالي العلا قه بين البيانات و التقارير واتخاذ القرار:
بيانات
+
معلومات
+
تقارير
+
اتخاذ قرار

مراحل ( خطوات كتابة التقرير):
1. جمع وتنظيم المعلومات
2. تحديد الأفكار الرئيسية
3. كتابه المسودة الأولى للتقرير
4. إعادة كتابة المسودة
5. قياس قابلية التقرير للقراءة
6.التدقيق

7.تصحيح الطباعة

عشر نصائح ليكون تقريرك فعالاَ:
o أن يكون كاملا، دقيقا وصادقا
o أن يكون مختصرا بقدر الإمكان وبسيطاً
o أن يكون موضوعياً غير محكوم بأرائك ورغباتك وأحكامك الشخصية
o له بداية ووسط ونهاية
o له ترتيب وتتابع منطقي وتقسيم وترقيم الأجزاء
o أن يكتب في لغة واضحة ومباشره
o أن يقدم في الوقت المطلوب تقديمه فيه ( الملائم)
o استخدام الإيضاحات البيانية كلما كان ذلك ممكنا
o أن تكون له خلاصه تعبر عن معطيات التقرير
o خاليا من الأخطاء